Прямой учет затрат и порядок в бизнесе

Организационные проблемы автоматизации учетных операций на предприятиях мясоперерабатывающей отрасли: причины возникновения, влияние на управляемость, необходимость их решения.

Говоря об автоматизации учетных операций финансово-хозяйственной и производственной деятельности любого предприятия, необходимо отметить, что это комплекс мероприятий. Выбор и приобретение компьютерной программы это первый шаг, который делает предприятие на этом пути. Однако даже разработка информационной системы под заказ для конкретной организации не является гарантией того, что проблема автоматизации учета будет решена. Практика работы нашей организации, группы компаний Резон (г. Волгоград), показывает, что основным этапом является процесс ввода системы в опытную, а затем и в промышленную эксплуатацию. Обычно этот этап называют внедрением. По нашему мнению, такой термин не отражает характера процессов этого этапа. Отметим некоторые важные аспекты данного вопроса.

Процесс внедрения предполагает переложение реальных действий служб предприятия на информационное пространство компьютерной программы с тем, чтобы потом менеджеры всех уровней могли анализировать полученные результаты и осуществлять управляющие действия. В этот момент выявляются несоответствия между реальными процессами и конечными результатами, которые должны быть получены. То есть определяются организационные проблемы, существующие на предприятии. Одна из таких проблем v это организация "прямого" учета затрат на производство продукции. Под прямым учетом затрат мы понимаем фиксацию затрат в учете в тот момент, когда они возникают. Не секрет, что на многих предприятиях в настоящее время затраты учитываются обратным счетом. То есть после того, как продукция выпущена или, что еще хуже, после того, как продукция продана. В отношении предприятий мясоперерабатывающей отрасли можно отметить, что существуют предпосылки возникновения указанной проблемы, связанные с особенностями производственного процесса, а также внешними условиями. Рассмотрим возможные причины возникновения проблемы прямого учета затрат, с которыми специалисты нашей компании сталкивались на практике.

В первую очередь, отметим обязанность мясокомбинатов предоставлять отчетность о производстве продукции и составе сырья во внешние контролирующие органы. В этих целях предприятия ведут рецептурные журналы, которые не всегда соответствуют действительности. Данным утверждением мы не говорим о том, что мясокомбинаты производят не качественную продукцию, а только хотим сказать, что на основе этих отчетов невозможно управлять деятельностью предприятия. Нельзя судить о фактической себестоимости производства и реализации продукции, а, следовательно, и финансовом результате деятельности организации в целом.

Одна из причин возникновения проблемы прямого учета затрат связана с характером производства. Производственный цикл может составлять от нескольких часов до нескольких недель. То есть между фактом списания сырья и выпуском готовой продукции существует временной разрыв. При этом в процессе производства существуют технологические потери. Это приводит к тому, что может возникнуть сверх-выход или недо-выход мясных изделий. Часто на мясокомбинатах затраты на производство в учетных системах списываются согласно рецептуре и в этот же момент отражают выпуск готовой продукции согласно норме выхода. В конце отчетного периода сверх-выход приходуется как излишки, а недо-выход списывается. Так как недо-выход может быть вменен материально-ответственному лицу, то часто этот факт вообще не фиксируется. Выявленные отклонения сырья так же каким-либо образом списываются. Естественно возникает вопрос к достоверности учета и о размере затрат на производство. Данная причина может быть решена при использовании специализированной программы, при условии, что факты списания сырья и выпуск продукции будут действительно фиксироваться в подразделении.

На практике мы сталкивались с тем, что сотрудники мясокомбината поясняли нам: "Возможности фиксировать выход готовой продукции нет. Продукция на выходе из камер термической обработки взвешивается, фиксируется факт выпуска и передается на склад экспедиции, где она остывает и взвешивается уже только в момент продажи". В итоге получается, что о выпуске изделий можно судить только по факту продажи? В этом случае может возникнуть личная заинтересованность должностных лиц в фальсификации, ведь все потери могут быть объяснены потерями при охлаждении. Роль главного технолога здесь очень важна. Он должен добиваться соблюдения технологического процесса производства. А высшее руководство мясокомбината должно осознавать, что без фактической организации работы соответствующих служб и разграничения зон ответственности, вопрос автоматизации учета решен быть не может.

Еще одним узким местом в автоматизации учета и прямого учета затрат является организация оценки незавершенного производства. Обычно незавершенное производство v это не остывшие батоны колбасы, и часто в учете их показывают в составе готовой продукции. В этом случае, как и в ситуации описанной выше, недостачи могут объясняться потерями при остывании продукции. В итоге данные о выпуске продукции завышены, так как взвесили не остывшие изделия, а себестоимость выпуска на единицу изделия ниже, чем на самом деле. Недостачи списываются за счет прибыли, а финансовый результат от продаж завышен. Устранить данную причину можно путем проведения инвентаризации незавершенного производства. А применение отраслевых специализированных программ позволит автоматизировать расчет состава затрат в незавершенном производстве. Наиболее эффективным способом оценки незавершенного производства является нормативный метод. При этом методе необходимо указать количество продукции, не прошедшей всего технологического процесса, и рецептуру, по которой осуществлялась закладка сырья. По этим данным рассчитывается количество сырья и материалов в соответствии с нормой расхода, а остальное количество списывается на выпуск текущего периода. Таким образом, в следующем периоде предприятие начинает работать с ситуации как должно быть, а все отклонения относятся на результаты работы текущего периода, тем самым, обеспечивая возможность анализа реального состояния дел.

Другая проблема v учет производства продукции в разрезе фактических наименований сырья и материалов. Причины могут быть разными, например, разные поставщики поставляют материалы под разными наименованиями. Так же мясокомбинат может сознательно осуществлять замены сырья согласно допустимым нормам, исходя из жирности сырья и других факторов. Однако в рецептурах указываются мясо определенной сортности. Предприятию приходится искусственно из одного наименования делать другое, под которым отражается в учете при списании на производство. В итоге получается Lчерный ящик¦, на входе которого закупленное сырье, а на выходе готовая продукция. Из чего именно она произведена не известно. Как известно, управлять "черным ящиком" не возможно. Решить данную проблему можно используя отраслевые программные продукты, в которых можно организовать соответствие фактических затрат и затрат, указанных в рецептурах. Тем самым обеспечивается анализ расхода фактического сырья и материалов с возможностью их приведения к нормативным наименованиям.

В настоящий момент для мясокомбинатов очень актуальными являются вопросы сертификации систем менеджмента качества и безопасности производства продукции. А ведь именно организация прямого учета затрат и их прослеживаемости одно из главных требований данных систем. На мясоперерабатывающих предприятиях допускается промышленная переработка колбасного лома в пределах установленных норм. На практике довольно часто операциям по движению колбасного лома на предприятии, его подготовке для последующей переработки уделяется незначительное внимание. Обычно это объясняется его незначительной долей. На самом деле использование колбасного лома достаточно сильно может повлиять на себестоимость выпускаемой продукции. Главное, что операции по его подготовке и переработке реально осуществляются, и включить их в общую систему фиксации затрат не составляет для предприятий проблем.

Описанные выше примеры причин отсутствия прямого учета затрат довольно распространены и, как было показано, чаще всего связаны с организационными вопросами фактической деятельности служб и должностных лиц. Как правило, все эти причины присутствуют комплексно. В этом случае работает "правило 10", когда одна причина порождает 10 других. Возвращаясь к определению важности решения организационных проблем при организации учета, можно сделать следующее заключение. Термин "внедрение" должен быть заменен термином освоение. Ведь только тогда, когда автоматизированная система станет "своей" будет получен эффект от ее использования. А это возможно при условии, что все организационные проблемы руководством предприятия признаются и принимаются меры по их устранению.

Группа компаний Резон более 7 лет занимается проблемами автоматизации предприятий мясоперерабатывающей отрасли. Успешные проекты автоматизации более чем на 20 мясокомбинатах позволили накопить и обобщить опыт в этом направлении. На сегодняшний момент разработано отраслевое решение "Резон: Мясокомбинат 4" на платформе "1С: Предприятие 8" Данная программа в этом году получила сертификат "1С: Совместимо" и является специализированным отраслевым инструментом автоматизации. С ее помощью могут быть решены различные вопросы автоматизации мясокомбинатов: оперативный производственный учет, управленческий учет и бюджетирование, поддержание систем менеджмента качества производства продукции.

Растеряев А.Д. руководитель отдела автоматизации и внедрения ООО "Резон", руководитель отраслевого направления автоматизации мясоперерабатывающих предприятий